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Los eventos online están tomando cada día más relevancia. Las razones que han hecho que vayan cogiendo popularidad son la capacidad que tienen de llegar a más personas y lo económico que resulta organizarlos en comparación con los eventos presenciales.
Sin embargo, a día de hoy muchas marcas son reticentes a realizarlos, en gran medida por el desconocimiento que hay acerca de su organización.
Si estás pensando en organizar eventos online, aquí te contamos todo lo que necesitas saber y te damos información al respecto basada en nuestra experiencia ayudando a marcas a organizar los mejores eventos online.
Que es un Evento Online
Los eventos online tienen la misma finalidad que los eventos presenciales, pero con la única peculiaridad de que los invitados o asistentes acuden a través de una plataforma digital y no de forma física.
Cómo organizar un Evento online
Antes de comenzar a organizar un evento online, se deberá seleccionar la finalidad del mismo y la plataforma en la que lo queremos emitir, pues ambos elementos están muy entrelazados. Dependiendo de tus metas, tu presupuesto y la cantidad de asistentes que vaya a tener tu evento, unas plataformas serán más idóneas que otras.
Una vez elegida la plataforma y la finalidad del evento, deberás tener estos aspectos en cuenta:
- Cuida el diseño del set: es cierto que los eventos online no requieren de tanto trabajo a nivel de diseño de escenario, pero es importante no dejar de cuidarlo y darle un buen diseño a todo aquello que aparezca en pantalla.
- Horario e idioma: al tratarse de un evento online, muchas personas se conectarán desde zonas horarias diferentes. Al promocionar tu evento ten esto en cuenta y resalta la hora que has establecido a qué zona horaria se refiere. Además, si esto es así, también deberás disponer de una opción de traducción del evento para que todas las personas puedan seguirlo bien y formar parte de él.
- Da a conocer el evento: una de las claves para que un evento triunfe es la buena difusión del mismo. Utiliza todos los canales en los que seas activo para promocionar el encuentro. Si se trata de un evento interno de la empresa, utiliza los canales de comunicación que hay con los trabajadores para difundirlo. Para hacerlo más atractivo, apóyate en infografías, vídeos, influencers o anuncios de pago.
- Seguimiento: un aspecto positivo de los eventos online es que es muy sencillo medir diferentes aspectos del mismo como la participación, la asistencia en determinadas horas o el abandono. Son multitud las métricas que puedes obtener para sacar conclusiones de cara a próximos encuentros.
Características y ventajas de los Eventos Online
Existen eventos online de muchos tipos, como talleres, entrevistas, seminarios, congresos, lanzamientos de productos… Las posibilidades son infinitas. A continuación te exponemos cuáles son sus mayores beneficios si decidimos lanzarnos a crear uno en vez de organizar un evento presencial.
Los eventos online son mucho menos costosos. Esta es una de sus principales ventajas y lo que ha permitido que marcas más pequeñas puedan también organizar este tipo de actividades y darse a conocer. Los costes de desplazamiento, alquiler de espacios o compra de materiales se vuelven inexistentes.
A los eventos online pueden asistir muchísimos más participantes. En muchas plataformas de transmisión de eventos tendrás que pagar la versión premium para que te deje ampliar el número de asistentes, pero no es un precio para nada elevado.
Otra de las ventajas es la capacidad a la hora de medir los resultados del evento. En muchas ocasiones las propias plataformas te lo ofrecen y podrás conocer el número de asistentes y sus interacciones o nivel de participación, entre muchos otros parámetros.
Los eventos presenciales están muy limitados en cuanto a alcance. Personas de otros países pueden decidir no asistir debido al coste de desplazamiento. Esto no ocurre con los eventos online, por lo que tu mensaje puede traspasar mucho más fácilmente las fronteras e internacionalizarse.
Por último, una de las grandes ventajas de los eventos online es su facilidad a la hora de permitir la interacción. En los eventos presenciales la comunicación entre ponente y asistente está más estructurada, primero hay una exposición y luego una ronda de preguntas. En los eventos online los invitados pueden dejar sus dudas inmediatamente al ponente a través de la plataforma, así como comunicarse con el resto de asistentes.
Como has visto, los eventos online son una excelente alternativa a los encuentros presenciales y tienen muchísimas ventajas de las que te puedes beneficiar. No descartes la posibilidad de organizar uno.